Ausschnitt Sozialwirtschaft

In der Ausgabe 6 / 2018 der Sozialwirtschaft – Zeitschrift für Führungskräfte in sozialen Unternehmungen aus dem Nomos Verlag schreibt Martin Uhl über Führen in Überlastungssituationen.

Auszug:

Führen in Überlastungssituationen

Überlastungssituationen sind in vielen Bereichen der Sozialwirtschaft zu Alltagssituationen geworden. Neben der zunehmenden Unzufrieden vieler Mitarbeiter sind es vor allem die damit einhergehenden Erkrankungen und Arbeitsausfälle, die das Thema verstärkt auf die Tagesordnung gesetzt haben. Die Ursache der erhöhten Belastung in der Sozialwirtschaft ist vor allem die überzogene Umsetzung des Lean-Management in den letzten Jahrzehnten. Dieser Managementansatz wurde in den 50iger Jahren von Toyota in Japan erdacht um die Automobilproduktion zu optimieren. Heute ist er längst zu einem Credo für die gesamte Arbeitsgestaltung geworden: Was nicht effizient und standardisiert ist, muss optimiert werden. Dabei wurde vergessen, dass die Verschlankung von Prozessen nicht nur Vorteile hat. Gerade bei der Arbeit mit Menschen geht durch die vermeintlic

he Optimierung die Individualität und Stabilität der Abläufe verloren. In Kombination mit zunehmenden Sonderprojekten wie neuen IT-Systemen, Umbaumaßnahmen, Verfahrensänderungen oder ausuferndem Qualitäts-Monitoring führt dies leicht in einen Teufelskreis der Überlastung. Die Verdichtung der Arbeit nimmt zu und es fehlt an Ausgleich. Die Mitarbeiter werden unzufrieden und die soziale Unterstützung im Team nimmt ab. Dadurch erhöhen sich langfristig sowohl erschöpfungsbedingte Abwesenheiten als auch die Mitarbeiterfluktuation. Beides führt wiederum dazu, dass sich die Arbeitsbelastung pro Person für die verbliebenen Mitarbeiter weiter erhöht. Irgendwann sind dann nicht nur einzelne Mitarbeiter sondern ganze Teams, Arbeitsbereiche und Einrichtungen überlastet und teilweise ausgebrannt. In dieser Situation ist insbesondere die Führungskraft gefordert ihr Team zu führen, Schaden vom einzelnen Mitarbeiter abzuwenden und zugleich die Funktionsfähigkeit des Teams soweit wie möglich aufrechtzuerhalten.

Prävention von Überlastungen – Puffer, Pausen und Projekte

Um Überlastungen zu verhindern, ist es wichtig in der Arbeitsplanung Zeitpuffer einzuplanen. Puffer sorgen dafür, dass kleine Störungen nicht den gesamten Tagesablauf durcheinanderbringen sondern Aufgaben verlässlich und stabil erledigt werden können. Wenn die Größe und Anzahl der Puffer gut gewählt ist, dann sorgen sie am Ende für eine Zeitersparnis. Sie minimieren den Aufwand für Sonderabsprachen und vermeiden das Entstehen von Konzentrationsfehlern. Ebenso wichtig ist das Einhalten von Pausen. Vielfach kürzen Mitarbeiter selbst an ihren Pausen, weil sie noch scheinbar wichtige Dinge zu tun haben. Die Bedeutung von Pausen wird oft unterschätzt. Gerade Pausen sorgen für kurzfristige Erholung, erhöhen die gedankliche Flexibilität und erhalten die langfristige Belastbarkeit des Mitarbeiters.

Die immer häufiger auftretenden Sonder- bzw. Veränderungsprojekte müssen gut geplant werden. Oftmals sind die notwendigen zeitlichen Zusatzaufwände gar nicht bekannt oder werden nicht in den Arbeitsalltag eingeplant. Bei neuen IT-Systemen braucht es z.B. Bedarfsanalyse, Schulung, Softwareanpassungen, Prozessumstellungen und Einarbeitungszeit. Es dauert zumeist mehrere Monate bis die Mitarbeiter mit dem neuen System genauso schnell und zuverlässig wie mit dem alten System arbeiten können. Die dafür aufzuwendende Zeit muss geplant und im Rahmen des Zeitbudgets zur Verfügung gestellt werden.

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Bei Interesse kann ich ihnen gerne den kompletten Artikel zukommen lassen. Für Führungskräfte biete ich das Seminar Führen in Überlastungssituationen als offenes Seminar bei der Paritätischen Akademie NRW an. Für Organisationen mit ausreichender Teilnehmerzahl auch als Inhouse-Seminar.

Der Artikel ist auch im Online-Bezug beim Nomos Verlag erhältlich.

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